2010年3月24日星期三

二,数据格式

  新建一个新的Excel表格之后,就是对这个表格的初步处理的。
我建议大家要 重视表格的头部,也就是标题行。一个标题行有利于别人查看你的excel表格,也有利于你自己的很多下一步工作(如,筛选,自定义排序等等,可以给自己一 个提示)

对于Excel的美化(如合并单元格、背景色、边框颜色),我建议留到最后再做。以免每次改动的时候都 把这些美化搞乱。

在输入数据的时候,需要注意excel识别的格式类型。使用excel可以识别的样式的好处是 在运算,更改显示样式的时候会更加方便。

主要提一下日期和时间吧。
对于日期,建议使用 2009-02-01这种格式。2009-02-01、02-01、2月1日、09/03/02也是可以。 只要Excel可以将其识别为日期,我们可以通过设置改变其展现的样式(下同)
时间方面建议使用21:23:55。需要注意21:23代表 的是21小时23分钟,而不是21分钟23秒。
可以使用 2009-02-01 21:23:55同时来标注日期和时间。

各种格式是可以互相转化的,一个数字1,可以通过修改单元格格式(选中要修改的单元格,右键设置单元格格式,快捷键Ctrl+1,数字选项卡)把它变成 100%、¥1、1.00、False(逻辑判断)、1900-1-1 12:00 AM(Excel里面的时间也是用数字记录的,同1900年的1月0日0点作为起点,没加1代表加1天)、等等等等。如果有兴趣,可以去看一下Excel 帮助文档“查看有关自定义数字格式的准则”部分。

2010年3月21日星期日

一,新建表格

真正开始写的时候,突然又觉得不知道该从什么说起,想一想,还是按照新建表格说起吧。


   
最近一直在使用office 2007,以后除特别注明,均以office 2007为默认程序版本。

新建一个excel文档,其实很容易,大家也都知道。无外乎
1直接从开始-程序-Microsoft office-Microsoft office excel。
2或者更简单的,在你想打开的那个文件夹里右键-新建-Microsoft office excel 工作表。
新建的excel里面会有默认的3个sheet(工作表)。对于工作用途,我建议删除多余的sheet,并且给sheet重命名。以便他人了解sheet的用处,以及有几个sheet。同时,在通过邮件传递sheet的时候,也建议在正文中说明有几个sheet,重点的数据是在哪几个sheet中。如有必要,可以给sheet标签更换颜色而使其更加醒目。
sheet是可以移动、复制、重命名、删除、隐藏、保护、更改颜色的(另外还有查看代码功能,不过我仅仅试用过一次,觉得过于复杂就放弃了)。移动、复制是可以实现跨excel文件的(工作薄)。隐藏功能多是用于隐藏掉那些必要但是无需关注中间数据以便更加清晰、简洁,同时又可以保证这些数据可以被用于运算和统计。保护功能可以以后再谈。

有时候,我们可能需需要使用excel模板。以便更加高效的建立一个表格,套用相关公式。点击左上方的圆形office按钮,选择新建。您可以按照需要选择或者搜索一个需要的模板。可以说offce提供的模板还是非常的丰富的,从报表到信件,从会议议程到备忘录,从申请表到库存记录,甚至还有日历、五线谱。您有空不妨浏览一下,肯定会决得很多问题其实早就有人替你解决了。

敬告!

在开始正文之前,我还是提醒一下,阅读本文可能带来的风险。
1,您可能发现自己曾经的方法非常耗时而捶胸顿足。
2,您也可能非常担心你的老板看到这样的一个教程,而fire掉多余的人力。
3,您可能在对各种程序以及对解决方案本身,或者其试用条件没有完全了解的情况下误用而带来损失。
4,您可能沉迷于寻找各种高效方式而实际上严重的降低了效率。
5,您可能因为觉得本文中部分内容过于简单而愤怒。

您需要了解这些风险。并且明白是您最终要为自己的数据和工作负责。本文中的任何案例都可能有适用性的问题。您需要检查数据以保证其准确性。

2010年3月19日星期五

  工作了之后发现之前因为兴趣而琢磨的一些“投机取巧”的办法还是很有用处的。主要的是excel中的各种应用。另外涉及到的可能是简单的dos命令, 其它office软件的一些用法。这些应用可以大大的提升效率,降低出错的可能性。
这些办法中,最初的积累是研究帮助文件以及刚刚用office时好奇的试用每个按钮的功能。随后,这两年更更多的是依靠百度来需求解决方案。

一直想着总结一下,做个积累。想想看觉拖延到了写回忆录的年龄再写的话估计没有人感兴趣了。所以还是感觉启动这件事情好了。
等积累到了一定程度,可以出一份宝典。再有人在我很忙的时候问我问题时,就可以拍出来一本宝典说:“仔细看,第十章,第二条!” 。也蛮帅气的。
NB的人,都是会把序留到最后,让名人来写,为自己贴贴金。俺还是老老实实的先把序写了,省得自己懒惰下去。